Algemene voorwaarden om een zelfstandige activiteit te kunnen uitoefenen
Als u een zelfstandige beroepsactiviteit wilt beginnen moet u meerderjarig zijn en dus 18 jaar zijn. Om te starten moet u uw burgerrechten bezitten. Personen die veroordeeld werden tot een criminele straf kunnen geen handel meer drijven voor de duur van de straf.
Als starter moet u ook handelingsbekwaam zijn. Wettelijk onbekwaam verklaarden of zij die onder juridische controle zijn geplaatst, mogen geen handel drijven.
Iemand die failliet werd verklaard kan in principe nog een nieuwe handelszaak beginnen.
Toch kan de rechtbank van koophandel hem verbieden handelaar te worden als blijkt dat hij door een grove fout heeft bijgedragen tot het faillissement. Dit verbod kan ingetrokken worden in geval van eerherstel.
Een zichtrekening openen
De eerste stap die u moet zetten is het openen van een zichtrekening bij uw bank of een andere financiële instelling. Deze rekening moet verschillen van uw privérekening en u moet ze gebruiken voor verrichtingen in verband met uw zelfstandige activiteit.
Het rekeningnummer moet u op alle handelspapieren van uw onderneming (de brieven, facturen, …) vermelden samen met de naam van de onderneming, die van de financiële instelling en uw ondernemingsnummer.
Formaliteiten voor natuurlijke personen
Inschrijving in de Kruispuntbank van Ondernemingen
Iedere handels- of ambachtsonderneming en iedere niet-handelsonderneming
naar privaatrecht is verplicht zich in te schrijven in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) en dat via een erkend ondernemingsloket. Het maakt daarbij geen verschil of de activiteit in hoofdberoep of in bijberoep uitgeoefend wordt.
Deze inschrijving moet gebeuren vóór de start van de onderneming. Het ondernemingsloket reikt een ondernemingsnummer uit en per afzonderlijke vestiging een vestigingseenheidsnummer (vb. vestigingseenheid: een werkplaats, een winkel, een verkooppunt, een bureau, een filiaal …).
De keuze van een ondernemingsloket is vrij, waar ook de vestigingsplaats is van uw onderneming. Negen instellingen zijn momenteel erkend als ondernemingsloket.
Zij beschikken over meer dan 200 kantoren verspreid over heel België. U kunt de lijst van de kantoren vinden op de internetsite van de FOD Economie, K.M.O., Middenstand en Energie: www.economie.fgov.be (zie ook de lijst van de centrale zetels van de ondernemingsloketten in bijlage 3).
U kunt het ondernemingsloket vragen om in uw plaats een aantal andere formaliteiten (aanvraag vergunningen, toelatingen, …) te vervullen, tegen betaling.
Voor handels- en ambachtsondernemingen
U moet zich aanmelden bij een ondernemingsloket met de nodige documenten die u toelaten de gekozen activiteit uit te oefenen. Deze documenten betreffen de ondernemersvaardigheden,
nl. de basiskennis van bedrijfsbeheer en de beroepsbekwaamheid voor de gereglementeerde beroepen, de vergunning slager-spekslager, de beroepskaart voor vreemdelingen, … Het ondernemingsloket controleert deze documenten.
Het loket moet de inschrijving onmiddellijk uitvoeren tenzij u niet beantwoordt aan de gestelde voorwaarden of de nodige documenten niet voorlegt. De weigering tot inschrijving moet gemotiveerd worden.
Bij weigering kunt u een nieuwe aanvraag indienen die voldoet aan de gestelde voorwaarden. U kunt ook beroep aantekenen bij de Vestigingsraad binnen de 30 dagen na kennisgeving van de weigering, op het volgende adres: FOD Economie, K.M.O., Middenstand en Energie, WTC III, 20 verdieping, Simon Bolivarlaan 30,
1000 Brussel - Tel: 02 277 69 65.
De ondernemingsloketten beschikken over een lijst van diploma’s die vereist zijn voor de toegang tot het beroep. Dit laat hen toe snel te beslissen over de toekenning van het ondernemingsnummer. U kunt de lijst van diploma’s raadplegen op de internetsite van de FOD Economie, K.M.O., Middenstand en Energie (www.economie.fgov.be).
Bij twijfel of als de diploma’s niet exact beantwoorden aan de eisen, zal het ondernemingsloket het dossier voorleggen aan de Algemene Directie K.M.O.-beleid van de FOD Economie, K.M.O., Middenstand en Energie die hierover een advies zal geven. Het ondernemingsloket zal u de uiteindelijke beslissing meedelen.
Inschrijvingskosten
Voor handels- en ambachtsondernemingen kost de inschrijving (inclusief het onderzoek van de ondernemersvaardigheden) 77 euro, één vestigingseenheid inbegrepen, plus 77 euro per bijkomende vestigingseenheid.
De eerste inschrijving in de Kruispuntbank van Ondernemingen van een niet-handelsonderneming
naar privaatrecht met alle vestigingseenheden is gratis. Elke
wijziging nadien is betalend (77 euro per vestigingseenheid). In dit geval is er ook
geen onderzoek van de ondernemersvaardigheden nodig.
De gevolgen van de inschrijving
• Als u zich inschrijft als handelaar wordt u door deze inschrijving vermoed handelaar te zijn. Ingeval van geschil is dan de rechtbank van koophandel bevoegd.
• U moet uw ondernemingsnummer gebruiken bij al uw contacten met de administratieve en gerechtelijke instanties. Dit nummer dient ook als btw-nummer.
• Het ondernemingsnummer moet vermeld worden op alle akten, facturen, aankondigingen, mededelingen, brieven, orders en andere stukken.
Wijzigingen moet u binnen één maand melden bij het ondernemingsloket. Sommige wijzigingen zijn betalend, andere zijn gratis.
De btw-identificatie
Als u geregeld en zelfstandig, met of zonder winstoogmerk, hoofdzakelijk of aanvullend, goederen of diensten levert, bent u in principe btw-plichtig.
Sommige activiteiten vallen niet onder de btw (bv.: artsen, advocaten, acteurs, …).
Voor sommige activiteiten kan er twijfel bestaan of zij al dan niet onder de btwregeling vallen. Daarom doet u er goed aan inlichtingen in te winnen bij het plaatselijke btw-controlekantoor.
Er bestaan drie btw-regelingen: de gewone regeling, de forfaitaire regeling en de vrijstellingsregeling. U zult uw keuze van het btw-stelsel aan het plaatselijke btwcontrolekantoor moeten voorleggen.
U kunt uw ondernemingsloket vragen om uw ondernemingsnummer te activeren als btw-nummer (dit is een betalende dienst waarvan de prijs varieert volgens loket) of u hiervoor wenden tot het plaatselijke btw-controlekantoor van de plaats waar uw onderneming gevestigd is.
De adressen van deze kantoren kunt u vinden in de telefoongids onder de rubriek FOD Financiën, Sector Taxatie btw ofwel op de internetsite "http://fiscus.fgov.be".
Het sociale statuut van de zelfstandigen
Zelfstandigen in hoofdberoep oefenen een beroep uit zonder gebonden te zijn door een arbeidsovereenkomst of een statuut. Er bestaat geen vorm van ondergeschiktheid.
Ze hebben een eigen sociaal statuut en zijn onderworpen aan een specifieke regeling over sociale zekerheid.
Zelfstandigen in bijberoep genieten van sociale voorzieningen via hun (minstens halftijds) uitgeoefende activiteit in loondienst of via een ander statuut (bijvoorbeeld van gepensioneerde).
Zaakvoerders, bestuurders en werkende vennoten worden als zelfstandigen beschouwd en zijn dus onderworpen aan het sociale statuut van de zelfstandigen.
Ook zelfstandige helpers vallen onder deze regeling. Zelfstandige helpers zijn personen die een zelfstandige in de uitoefening van zijn beroep helpen of hem vervangen, maar ze zijn hiervoor niet door een arbeidsovereenkomst verbonden.
De meewerkende echtgenoten zijn onderworpen aan het "maxi-statuut" die hun dezelfde dekking biedt als deze van de zelfstandigen behalve de faillissementsverzekering.
De aansluiting bij een sociaal verzekeringsfonds
Als zelfstandige moet u ten laatste op het moment van het begin van de effectieve uitoefening van de zelfstandige activiteit aansluiten bij een sociaal verzekeringsfonds naar keuze (zie adressen in bijlage 2).
Als u deze termijn overschrijdt, zal het Rijksinstituut voor de Sociale Verzekeringen der Zelfstandigen (RSVZ) u vragen om uw aansluiting in orde te brengen (aanmaning + boete). Als u het niet doet, wordt u ambtshalve aangesloten bij de Nationale Hulpkas voor Zelfstandigen.
Indien u een vennootschap opricht om uw zelfstandige activiteiten uit te oefenen, moet u zowel zichzelf als uw vennootschap aansluiten bij een sociaal verzekeringsfonds.
Betaling van de sociale bijdragen
Als u zelfstandig bent, moet u aan een sociaal verzekeringsfonds sociale bijdragen betalen. In het begin van elk kalenderkwartaal (de maanden januari, april, juli en oktober) ontvangt u een vervalbericht met de bedragen die u uiterlijk voor het einde van elk kwartaal moet betalen.
De bijdragen van de zelfstandigen hangen af van zijn/haar bedrijfsinkomen in het derde kalenderjaar vóór het bijdragejaar. Er is een minimum- en een maximumbijdrage.
Bij het begin van de activiteiten is een dergelijke berekening niet mogelijk, omdat de inkomsten nog niet bekend zijn. Daarom moeten startende zelfstandigen gedurende drie jaar voorlopige bijdragen betalen. Na drie jaar worden bijdragen berekend en geregulariseerd op basis van het reële beroepsinkomen van het eerste
activiteitsjaar.
Welke zijn uw rechten?
Het sociale statuut van de zelfstandigen kent niet alleen plichten maar ook rechten.
Wanneer u in orde bent met de wettelijke voorschriften hebt u recht op gezinsbijslagen, een ziekte- en invaliditeitsverzekering, een moederschapsverzekering, een pensioen en een faillissementsverzekering.
Gezinsbijslagen
De gezinsbijslagen bestaan uit het kraamgeld of de adoptiepremie, de maandelijkse kinderbijslag en andere voordelen zoals de leeftijdsbijslagen of de jaarlijkse schoolpremie.
Ziekte- en invaliditeitsverzekering
Het sociale statuut van de zelfstandigen omvat een ziekte- en invaliditeitsverzekering die bepaalde geneeskundige zorgen en de arbeidsongeschiktheid dekt. Voor deze verzekering moeten de zelfstandigen zich bij een ziekenfonds naar keuze aansluiten.
Sinds 1 januari 2008 wordt de dekking van “kleine risico’s” (bezoek aan de dokter, de tandarts, …) opgenomen in de verplichte ziekteverzekering voor zelfstandigen.
Alle zelfstandigen kunnen genieten van dezelfde gezondheidszorgdekking die volledig overeenkomt met de dekking van de loontrekkenden en dit zonder te moeten bijdragen voor een vrije verzekering bij hun ziekenfonds.
De verzekering voor arbeidsongeschiktheid voorziet, onder bepaalde voorwaarden, een vervangingsinkomen voor de zelfstandige die zijn beroepsactiviteit wegens ziekte of ongeval moet onderbreken. Gedurende de eerste maand ongeschiktheid ontvangt de arbeidsongeschikte zelfstandige geen uitkering. Vanaf de tweede maand geniet hij van een dagvergoeding. Vanaf het tweede jaar (periode van invaliditeit) zijn de bedragen van de uitkeringen hoger.
Moederschapsverzekering
Vrouwelijke zelfstandigen en helpende echtgenoten hebben recht op 8 weken
moederschapsverlof (9 weken bij meerlingen) en hebben tijdens deze periode van arbeidsongeschiktheid recht op een moederschapsuitkering.
Jonge moeders (zelfstandigen, helpsters en meewerkende echtgenoten) hebben na de bevalling ook recht op moederschapshulp die hen toegekend wordt onder de vorm van 105 gratis dienstencheques.
Pensioen
Naast het rustpensioen dat een zelfstandige op het eind van zijn beroepsloopbaan ontvangt, bestaat er ook een overlevingspensioen voor de overlevende echtgenoot.
Wanneer de zelfstandige een hoger pensioen wil krijgen, kan hij onder bepaalde voorwaarden een verzekeringscontract afsluiten voor een vrij aanvullend pensioen.
Faillissementsverzekering
Failliete zelfstandigen behouden dankzij deze verzekering gedurende maximum vier kwartalen hun ziekteverzekering en het recht op kinderbijslag en kunnen tijdelijk een uitkering krijgen.
Aansluiten bij een ziekenfonds
Om in aanmerking te komen voor de uitkeringen van de ziekte- en invaliditeitsverzekering moet de zelfstandige zich aansluiten bij een ziekenfonds naar zijn keuze.
Hij moet een attest van zijn sociale verzekeringskas voorleggen dat aantoont dat hij met zijn verplichtingen op het vlak van sociale bijdragen in orde is.
De boekhoudkundige verplichtingen
De wet verplicht de handelaars en de handelsvennootschappen een boekhouding te voeren. De boekhoudkundige verplichtingen kunnen variëren naargelang de aard en de omvang van de bedrijvigheid. Elke boekhouding gebeurt volgens een systeem van boeken en rekeningen. De boekhouding wordt gevoerd volgens de regels van de dubbele boekhouding.
Worden als zeer kleine ondernemingen beschouwd, de ondernemingen die cumulatief aan de volgende voorwaarden beantwoorden:
- het moet gaan om natuurlijke personen die koopman zijn, om vennootschappen onder firma of om gewone commanditaire vennootschappen;
- de omzet (exclusief btw) over het laatste boekjaar mag niet meer bedragen dan 500.000 euro.
De zeer kleine ondernemingen hebben de mogelijkheid een "vereenvoudigde" boekhouding te voeren voor zover alle verrichtingen zonder uitstel, getrouw volledig en naar tijdsorde worden geregistreerd in ten minste drie dagboeken: een financieel dagboek, een inkoopboek en een verkoopboek. Deze ondernemingen moeten ten minste eens per jaar een inventaris opmaken van alle bezittingen, vorderingen, schulden en verplichtingen en alle bronnen bestemd voor de uitbating.
(bron: FOD Economie-2011)